Geschäftsordnung
Geschäftsordnung
des Vereins Armutsnetzwerk
1. Allgemeines
Die Geschäftsordnung regelt die Tätigkeit der Organe des Vereins auf der Grundlage der Satzung. Sie gilt ergänzend zur Satzung und zu einzelvertraglichen Regelungen. Änderungen der Geschäftsordnung werden von der Mitgliederversammlung beschlossen.
2 . Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung ist das höchste Organe des Vereins.
Sie tagt mindestens einmal im Jahr und wird vom Vorstand unter Benennung der Tagesordnung schriftlich eingeladen. Die von der Satzung vorgeschriebene Schriftform ist gewahrt, wenn die Einladung an die zuletzt bekannte Post-Adresse des jeweiligen Mitgliedes gesandt wird.
Einzelpersonen, Vereine, Organisationen und Verbände haben jeweils eine Stimme.
Die Mitgliederversammlung wählt aus ihrer Mitte für jede Versammlung einen Versammlungsleiter sowie einen Protokollführer. Über die Versammlung wird ein schriftliches Protokoll gefertigt.
Wahlen zum Vorstand erfolgen grundsätzlich direkt. Ob die Wahl öffentlich oder geheim stattfindet, bestimmt die Mitgliederversammlung. Die Wahl wird von mindestens zwei Wahlleitern geleitet, die von der Mitgliederversammlung gewählt werden. Stimmzettel sind mindestens 12 Monate nach der Wahl aufzubewahren.
3. Antragsverfahren für Mitglieder
Jedes ordentliche Mitglied des Vereins kann Anträge an die Organe des Vereins stellen, diese werden entweder vom Vorstand selbst, oder in Zusammenarbeit mit der Koordierungsgruppe abgestimmt.
4. Anträge zur Mitgliedergliederversammlung
Die Antragsfrist für normale schriftliche Anträge per Mail oder Post beträgt 14 Tage
Anträge zur Satzungsänderung müssen dem Vorstand mindestens 8 (6) Wochen vorher erreichen, da diese mit der Einladung zur MV per Post verschickt werden müssen (Vereinsrecht)
(hier kann die Einladungsfrist zur MV in der Satzung auf 4 Wochen verkürzt werden,
5. Der geschäftsführende Vorstand
5.1. Zusammensetzung und Aufgaben
Der geschäftsführende Vorstand besteht aus drei gleichberechtigten geschäftsführenden Personen, die im Einzelnen folgende Aufgabenbereiche betreuen:
Konzeptioneller Bereich
- Planung und Entwicklung der Vereinsarbeit, Struktur, Kooperationen, Aktionen und Events, interne Kommunikation
Ideologischer Bereich
- Politische Arbeit, Entwicklung von Zielen und Wertvorstellungen, Aufklärung, Öffentlichkeitsarbeit,
Verwaltungsbereich
- Finanzwesen, Controlling, Mitgliederbetreuung, kaufmännische und organisatorische Absicherung der Vereinsarbeit, Erstellung des Kassenberichts, Finanzplanung, Fundraising
Der Vorstand tagt regelmäßig, mindestens einmal in 2 Monaten. Elektronische Konferenzen sind zulässig, Die Vorstandsitzungen sind Vereinsöffentlich und werden den Vereinsmitgliedern mitgeteilt. Über die Sitzungen wird ein schriftliches Protokoll angefertigt.
Der Vorstand stimmt grundsätzlich mit der einfachen Mehrheit seiner Mitglieder ab. Entscheidungen über die Regelung von Honoraren und Aufwandsentschädigungen für Vorstandsmitglieder müssen vom Vorstand einstimmig beschlossen werden.
Zu Beginn seiner Amtszeit legt der Vorstand verbindliche Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten fest.
5.2. Vollmachten
Der Vorstand kann einzelnen Vereinsmitgliedern Handlungsvollmacht erteilen. Die Handlungsvollmacht muss schriftlich unter Angabe der Dauer und des Umfanges durch den Vorstand erteilt werden.
6. Die Koordinierungsgruppe
Um das gesamte Spektrum der inhaltlichen Arbeit abzudecken, werden neben dem Vorstand bis vier Personen in die Koordinierungsgruppe gewählt. Sie betreuen die Projektarbeit der jeweiligen Themenbereiche.
Die Koordinierungsgruppe tagt regelmäßig, mindestens zweimal im Jahr. Elektronische Konferenzen sind zwischendurch zulässig. Über die Sitzungen wird ein schriftliches Protokoll angefertigt.
Die Koordinierungsgruppe stimmt grundsätzlich im Konsensprinzip ab, sollte kein Konsens erzielt werden, entscheidet der Vorstand.
7. Kommunikation/Public Relations
Der Vorstand benennt einen Pressesprecher. Im Innenverhältnis hat er innerhalb seines Aufgabenbereiches Entscheidungs- und Weisungsrecht und übt im Auftrag des Vorstandes Dienst- und Fachaufsicht über ihm unterstellte Mitarbeiter aus. Er ist dem Vorstand gegenüber rechenschaftspflichtig und kann mit beratender Stimme an den Vorstandssitzungen teilnehmen.
Der Pressesprecher nimmt folgende Aufgaben wahr:
- Pressearbeit
- Medienbeobachtung
- Kommunikations-Controlling
- Mediengestaltung
Für alle Belange der externen Kommunikation ist der Pressesprecher des Vereins in Zusammenarbeit mit dem Vorstand zuständig.
8. Der Beirat
Der Beirat berät den Vorstand und gegebenenfalls die Koordinierungsgruppe bei spezifischen Fragen. Er wird durch den Vorstand akquiriert.
9. Mitarbeiter
Der Verein kann Mitarbeiter auf Honorarbasis insbesondere zur Sicherstellung der öffentlichen Bereitstellung von ausgebildeten Trainern, zur Realisierung von Produktionen und Promotion beschäftigen. Mit dem Mitarbeiter wird ein schriftlicher Honorarvertrag geschlossen, der Dauer, Art und Weise der Leistungserbringung und die Höhe des Honorars regelt. Vertragsbestandteil sind die Satzung und die Geschäftsordnung des Vereins.
Die Höhe der Honorare richtet sich nach den Leistungsbedarfen und der Kassenlage des Vereins und orientiert sich an den Sätzen.
Wenn der Verein zu einer marktüblichen Bezahlung aus finanziellen Gründen nicht in der Lage ist, kann - eine Einigung mit dem Leistungserbringer vorausgesetzt - eine Aufwandsentschädigung bezahlt werden.
Der Mitarbeiter ist für die steuerliche und sozialversicherungspflichtige Behandlung der gezahlten Honorare selbst verantwortlich.
10. Beiträge
Vereinsmitglieder zahlen Mitgliedsbeiträge gemäß der geltenden Beitragsordnung. Die Beitragsordnung wird von der Mitgliederversammlung beschlossen. Beiträge sind im Voraus auf das Vereinskonto zu überweisen. Der Mitgliedsbeitrag wird jeweils zum 1. Des Zahlungszyklus bzw. mit der Annahme des Aufnahmeantrags fällig.
11 . Finanzgrundsätze des Vereins
11.1. Allgemeines
Die finanziellen Mittel dürfen ausschließlich zur Durchführung der Vereinsarbeit und zur Erreichung der in der Satzung festgelegten Vereinsziele eingesetzt werden.
Über die Ausgabe und Verwendung der finanziellen Mittel des Vereins entscheidet der geschäftsführende Vorstand.
Der Verein darf für die Finanzierung seiner Aufgaben keine finanziellen Verbindlichkeiten eingehen, die nicht durch die Kassenlage des Vereins gedeckt sind.
Honorare und Aufwandsentschädigungen werden nach Leistungserbringung gegen Rechnung bezahlt. Sofern die Beträge nicht über das Vereinskonto direkt an den Empfänger überwiesen werden, ist eine Quittung anzufertigen.
Die Höhe der Honorare richtet sich neben den finanziellen Möglichkeiten des Vereins weiterhin nach den im öffentlichen bzw. Sozialbereich üblichen Tarifen für die entsprechenden Tätigkeiten.
Auslagen werden nur erstattet, wenn sie durch den geschäftsführenden Vorstand bzw. durch einen Berechtigten genehmigt wurden und ein Erstattungsbeleg zusammen mit den entsprechenden Zahlungsbelegen eingereicht wurde.
Rechnungen und Belege werden nur anerkannt, wenn sie den aktuellen gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorschriften entsprechen.
11.2. Allgemeine Regelungen zu Honoraren/Aufwandsentschädigungen an die für den Verein in größerem Umfang tätigen Mitglieder
Vereinsmitglieder, die für den Verein regelmäßig in größerem Umfang tätig sind und deren Tätigkeit für den Verein von besonderer Wichtigkeit ist, können eine Aufwandsentschädigung für ihre Arbeit erhalten, die dem zeitlichen Umfang dieser Arbeit entsprechend angemessen ist.
Im Rahmen von besonderen bzw. befristeten Projekten des Vereins können Vereinsmitglieder für ihre Tätigkeit im Rahmen der Aktivitäten der Aus- und Weiterbildung des Vereins Honorare erhalten.
11.3. Aufwandsentschädigungen für Mitglieder des Vorstandes
Der Verein kann nach Entscheidung des Vorstands Mitgliedern des Vorstands eine Aufwandsentschädigung für seine Arbeit zahlen, sofern diese regelmäßige Arbeit den Umfang von 8 Wochenstunden überschreitet. Dabei wird in der betreffenden Woche jeweils nur für diejenigen Stunden eine Aufwandsentschädigung gezahlt, die 8 Wochenstunden überschreiten. Die Aufwandsentschädigung darf die im öffentlichen bzw. Sozialbereich üblichen Tarifen für die entsprechenden Tätigkeiten nicht überschreiten.
11.4. Einnahmen aus Projekten
Einnahmen aus Projekten werden in erster Linie zur Deckung der mit den Realisierung verbunden Kosten einschließlich der Vorbereitungs- und Organisationskosten verwendet. Verbleiben Überschüsse, so werden diese zur Deckung der Kosten der laufenden Vereinsarbeit verwendet.
11.5. Akquisitionen finanzieller Mittel für den Verein
Zur Absicherung der Vereinsarbeit sind laufend finanzielle Mittel zu akquirieren. Diese Arbeit erfolgt federführend durch den Vorstand des Vereins. Der Umfang der Akquisition sowie des zu akquirierenden Finanzvolumens ist durch den geschäftsführenden Vorstand nach Maßgabe der beabsichtigten Vereinsaktivitäten festzulegen.
Für kurz- und mittelfristige Aktivitäten sollen finanzielle Mittel bei Stiftungen und bei öffentlichen Körperschaften (Senatsverwaltung, Bezirksämter, Kulturförderung etc.) akquiriert werden. Neben Projektbezogenen Mitteln soll aber versucht werden, so genannte institutionelle Förderungen zur strukturellen Entwicklung und Finanzierung des Vereins zu erhalten.
Der Vorstand kann für den Verein mit Einzelpersonen oder Körperschaften Sponsoring- Vereinbarungen abschließen, sofern diese Vereinbarungen den satzungsgemäßen Zielen des Vereins nicht widersprechen und die eingegangenen Verpflichtungen im Rahmen der regulären Vereinsarbeit abgewickelt werden können.
Entsprechende Vereinbarungen sollten im Regelfall nicht länger als für die Dauer von einem Jahr abgeschlossen werden. Die direkten organisatorischen, materiellen und personellen Aufwendungen, die dem Verein für die Erfüllung der Verpflichtung aus dem Sponsoring-Vertrag entstehen, dürfen maximal 30% des Sponsoringbetrages betragen.
12. Inkrafttreten
Die Geschäftsordnung wurde am 23.08-2012 von der Mitgliederversammlung beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.